Agiles Projektmanagement: Methoden, Rollen und der Einstieg in die Praxis

Agiles Projektmanagement ist längst aus der Softwareentwicklung herausgewachsen. Banken, Versicherungen, Verwaltungen und Industrieunternehmen arbeiten heute in Sprints, mit Kanban-Boards oder in hybriden Modellen. Gleichzeitig ist der Begriff so verbreitet, dass er oft unscharf verwendet wird. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, was agiles Projektmanagement wirklich ausmacht, welche Methoden und Rollen dazugehören, wann es sich eignet und wie Du den Einstieg schaffst.

Was agiles Projektmanagement bedeutet

Im klassischen Projektmanagement läuft ein Projekt in aufeinanderfolgenden Phasen ab: Anforderungen erheben, planen, umsetzen, testen, abnehmen. Das funktioniert gut, wenn das Ziel von Anfang an klar ist und sich unterwegs wenig ändert. Agiles Projektmanagement setzt dort an, wo genau das nicht gegeben ist. Das Ergebnis entsteht iterativ in Wiederholungen und inkrementell in Bausteinen, die schon für sich einen Nutzen haben.

Den gemeinsamen Nenner der agilen Ansätze bildet das Agile Manifest, das 17 Softwareentwicklerinnen und Softwareentwickler im Jahr 2001 formuliert haben. Es stellt vier Wertepaare auf:

• Menschen und ihre Zusammenarbeit zählen mehr als Prozesse und Werkzeuge.

• Funktionierende Ergebnisse zählen mehr als umfassende Dokumentation.

• Die Zusammenarbeit mit den Kundinnen und Kunden zählt mehr als Vertragsverhandlungen.

• Das Eingehen auf Veränderungen zählt mehr als das starre Befolgen eines Plans.

Wichtig ist der Nachsatz, den viele überlesen: Die Werte auf der rechten Seite bleiben wichtig, die auf der linken werden lediglich höher gewichtet. Agil heisst also weder planlos noch dokumentationsfrei. Es heisst, Planung und Dokumentation so zu gestalten, dass sie dem Ergebnis dienen.

Klassisch und agil im Vergleich

Keine der beiden Herangehensweisen ist grundsätzlich überlegen. Entscheidend ist, wie gut sie zur Aufgabe passt. Ein Brückenbau verträgt keine zweiwöchigen Richtungswechsel, eine neue App ohne laufende Rückmeldung der Nutzerinnen und Nutzer läuft dagegen schnell an deren Bedürfnissen vorbei.

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Die wichtigsten agilen Methoden

Scrum

Scrum ist das bekannteste agile Rahmenwerk. Laut dem aktuellen Scrum Guide aus dem Jahr 2020 arbeitet ein Scrum-Team in Sprints, festen Zeitabschnitten von höchstens einem Monat. Das Team umfasst typischerweise zehn oder weniger Personen und kennt drei Verantwortlichkeiten:

• Product Owner: verantwortet den Wert des Produkts und ordnet die Aufgaben im Product Backlog nach Priorität.

• Scrum Master: sorgt dafür, dass Scrum verstanden und gelebt wird. Zudem räumt er oder sie Hindernisse aus dem Weg.

• Developers: setzen die Arbeit im Sprint um. Gemeint sind alle, die am Ergebnis mitarbeiten, nicht nur Programmiererinnen und Programmierer.

Jeder Sprint folgt einem festen Rhythmus aus Sprint Planning, einem täglichen Daily Scrum von 15 Minuten, dem Sprint Review mit den Stakeholdern und der Sprint-Retrospektive, in der das Team seine Zusammenarbeit verbessert. Drei Artefakte machen die Arbeit transparent: das Product Backlog mit dem langfristigen Produktziel, das Sprint Backlog mit dem Sprintziel und das Inkrement, das die vereinbarte Definition of Done erfüllt.

Kanban

Kanban stammt ursprünglich aus der Produktion und wurde später auf Wissensarbeit übertragen. Der aktuelle Kanban Guide beschreibt Kanban als Strategie, um den Fluss von Wert durch einen Prozess zu optimieren. Im Zentrum stehen drei Praktiken: den Arbeitsablauf festlegen und sichtbar machen, die Arbeit aktiv steuern und den Ablauf laufend verbessern.

Das sichtbarste Element ist das Kanban-Board mit Spalten wie «zu erledigen», «in Arbeit» und «erledigt». Der wichtigste Hebel ist die Begrenzung der gleichzeitig laufenden Arbeit, im Fachjargon WIP-Limit (Work in Progress). Neue Aufgaben beginnen erst, wenn Kapazität frei wird. Zur Steuerung dienen Kennzahlen wie die Anzahl laufender Aufgaben, der Durchsatz, das Alter offener Aufgaben und die Durchlaufzeit.

Scrum oder Kanban?

Scrum eignet sich, wenn ein Team ein Produkt in regelmässigen Zyklen weiterentwickelt und feste Rollen und Termine Orientierung geben. Kanban passt gut zu laufenden Aufgaben mit unregelmässigem Eingang, etwa im Support, im Marketing oder in einer Fachabteilung, die viele kleinere Aufträge bearbeitet. Viele Teams verbinden beides und arbeiten in Sprints mit einem Kanban-Board.

Agilität in grösseren Organisationen

Sobald mehrere Teams an einem gemeinsamen Produkt arbeiten, braucht es zusätzliche Abstimmung. Dafür gibt es Skalierungsmodelle wie SAFe oder LeSS. Sie regeln, wie mehrere agile Teams ihre Planung und Ergebnisse aufeinander abstimmen. Für den Einstieg reicht es, diese Begriffe einordnen zu können.

Rollen im agilen Umfeld

Eine Frage stellen sich viele, die aus dem klassischen Projektmanagement kommen: Wo bleibt die Projektleitung? In Scrum gibt es diese Rolle nicht. Ihre Aufgaben verteilen sich auf den Product Owner, der über Inhalte und Prioritäten entscheidet, den Scrum Master, der den Prozess und die Zusammenarbeit stärkt, sowie das Team, das die Umsetzung selbst organisiert.

In der Praxis verschwindet die Projektleitung trotzdem selten. In vielen Unternehmen werden agile Teams in ein grösseres Vorhaben eingebettet, das weiterhin Budget, Termine, Verträge und Steuerungsgremien kennt. Hier übernimmt die Projektleitung den Rahmen: Sie klärt Auftrag und Ziele, koordiniert Stakeholder, managt Risiken und verbindet die agile Umsetzung mit den Anforderungen der Organisation.

Genau diese Rahmenaufgaben sind Kern der klassischen Projektmanagement-Kompetenzen, wie sie IPMA zertifiziert. Welche Kompetenzen das konkret sind, siehst Du auf der Seite zur FLIP!N Lernreise IPMA Level D.

Hybrides Projektmanagement: die Praxis in vielen Organisationen

Hybrides Projektmanagement kombiniert klassische und agile Elemente. Ein typisches Muster sieht so aus: Initialisierung, Budget und Meilensteine werden klassisch geplant, die eigentliche Lösung entsteht agil in Sprints.

Genau diesen Weg geht auch die Schweizer Bundesverwaltung. Die Methode HERMES 2022 der Bundeskanzlei lässt die Lösungsentwicklung wahlweise klassisch, agil oder hybrid zu. Die Initialisierungsphase wird dabei immer klassisch durchgeführt, damit Ziele, Rahmen und Ausrichtung an der Strategie geklärt sind, bevor die agile Umsetzung beginnt. Details beschreibt der Agile Leitfaden zu HERMES 2022.

Auch die Zertifizierungen spiegeln diese Entwicklung. IPMA zertifiziert die Kompetenzen der klassischen Projektleitung, für das agile Arbeiten hat sich der Scrum Master von Scrum.org als Standard etabliert. Zusammen decken die beiden genau das hybride Arbeiten ab, das viele Organisationen heute leben.

Wann agil passt und wann klassisch

Ob ein agiles Vorgehen sinnvoll ist, hängt von der Ausgangslage ab. Diese Fragen helfen Dir bei der Einschätzung:

1. Wie klar sind die Anforderungen? Sind sie zu Beginn noch unscharf oder werden sie sich voraussichtlich ändern, spricht vieles für agil.

2. Lässt sich das Ergebnis in nutzbare Teile zerlegen? Software, digitale Services oder Kampagnen lassen sich schrittweise ausliefern, ein Gebäude oder eine Maschine deutlich schwerer.

3. Steht die Kundschaft für laufende Rückmeldungen zur Verfügung? Ohne regelmässiges Feedback verliert agiles Arbeiten seinen grössten Vorteil.

4. Wie stark sind die Vorgaben? Feste Termine, Budgets, Ausschreibungen und regulatorische Auflagen lassen sich mit agilem Arbeiten verbinden, verlangen aber meist einen klassischen Rahmen.

5. Ist das Team bereit, sich selbst zu organisieren? Agilität braucht Vertrauen, kurze Entscheidungswege und Menschen, die Verantwortung übernehmen wollen.

Je mehr Fragen in Richtung Unsicherheit und Zusammenarbeit zeigen, desto eher lohnt sich ein agiles Vorgehen. Überwiegen feste Vorgaben, ist ein klassisches oder hybrides Modell meist die bessere Wahl.

Vier verbreitete Missverständnisse

• «Agil heisst ohne Plan.» Agile Teams planen sogar häufiger, nämlich in jedem Zyklus. Sie planen nur weniger weit im Voraus im Detail.

• «Agil heisst ohne Dokumentation.» Dokumentiert wird, was das Ergebnis und die Zusammenarbeit tatsächlich brauchen. Das kann für eine Behörde mehr sein als für ein Start-up.

• «Das Daily ist ein Statusmeeting für die Chefin oder den Chef.» Laut Scrum Guide ist das Daily Scrum ein Treffen der Developers, um ihre Arbeit bis zum nächsten Tag abzustimmen.

• «Der Scrum Master ist die neue Projektleitung.» Der Scrum Master führt das Team in der Arbeitsweise und verteilt keine Aufgaben. Über Inhalte und Prioritäten entscheidet der Product Owner.

So gelingt der Einstieg

Agil zu arbeiten beginnt selten mit einer grossen Umstellung. Häufig sind es kleine Schritte, die viel bewirken:

1. Arbeit sichtbar machen. Ein einfaches Board, digital oder an der Wand, zeigt allen, woran gerade gearbeitet wird und wo es stockt.

2. Kurze Zyklen einführen. Plane zwei bis vier Wochen im Detail und schau danach gemeinsam auf das Ergebnis.

3. Regelmässig zurückblicken. Eine kurze Retrospektive nach jedem Zyklus mit drei Fragen genügt für den Anfang: Was lief gut, was nicht, was ändern wir?

4. Verantwortung für Prioritäten klären. Eine Person sollte entscheiden dürfen, was als Nächstes wichtig ist.

5. Gleichzeitige Arbeit begrenzen. Weniger parallel anfangen und mehr fertig machen ist oft der schnellste Weg zu sichtbaren Ergebnissen.

Kurze Zyklen mit schneller Rückmeldung funktionieren auch beim Lernen. In der FLIP!N Lernreise kannst Du das gleich ausprobieren: Starte kostenlos und löse Deine ersten Übungsfragen.

Zertifizierungen für agiles Arbeiten

Für agiles Arbeiten gibt es zahlreiche Zertifizierungen. Unsere Empfehlung: Für das klassische Projektmanagement ist IPMA der Standard, für das agile Arbeiten der Professional Scrum Master von Scrum.org. IPMA vergibt zwar auch einen agilen Zweig, als Einstieg ins agile Arbeiten empfehlen wir aber den Scrum Master.

Ob IPMA Level D der richtige nächste Schritt für Dich ist, klärst Du mit dem kostenlosen Navigator: Selbsttest, Prüfungsablauf und drei Lernwege im Vergleich.

Warum solide Grundlagen auch im agilen Umfeld zählen

Agile Methoden verändern, wie ein Team arbeitet. Sie ersetzen aber nicht die Grundkompetenzen, die jedes Vorhaben braucht: klare Ziele, ein gutes Verständnis der Stakeholder, den Umgang mit Risiken und Konflikten, Kommunikation und Teamarbeit. Genau diese Kompetenzen bilden den Kern der swiss.ICB4 und damit der Zertifizierung IPMA Level D.

Wer sie beherrscht, findet sich in klassischen, agilen und hybriden Projekten gleichermassen zurecht.

Mit der FLIP!N Lernreise IPMA Level D baust Du diese Grundlagen online und in Deinem eigenen Tempo auf. Wie Du Dich auf die Prüfung vorbereitest und was sie kostet, liest Du in unseren weiteren Beiträgen im Blog.

Fazit

Agiles Projektmanagement ist eine Antwort auf Unsicherheit: Wenn Anforderungen unklar sind und sich Rahmenbedingungen schnell ändern, helfen kurze Zyklen, laufendes Feedback und selbstorganisierte Teams.

Scrum und Kanban sind die bekanntesten Methoden, in der Praxis setzen sich aber oft hybride Modelle durch, die agile Umsetzung mit einem klassischen Rahmen verbinden. Wer die Grundlagen des Projektmanagements beherrscht und die agilen Werkzeuge kennt, kann für jedes Vorhaben das passende Vorgehen wählen. Wenn Du mit diesen Grundlagen starten möchtest, probiere die kostenlose Demo der FLIP!N Lernreise aus.